レンタルスペースはポイントを押さえて経営すれば、儲からない・危ないトラブルなどの失敗を防ぐことが出来ます。せっかく初期投資をしてレンタルスペース運営を始めるなら、効率的に管理機器やサービスも使い上手く運営しましょう。
レンタルスペースの運営を始めるにあたって
初期費用・開業資金
所有する物件、賃貸、不動産を購入して始めるかによって異なりますが、もしも所有する物件がないのであれば賃貸物件が始めやすいです。通常の賃貸契約にかかる契約料・敷金・礼金などの初期費用がかかりますが、50万円程度を想定しておくとよいでしょう。
このほか、レンタルスペースの用途によって、備品や設備にかかるお金が必要です。例えば、会議室の備品ならWi-Fi、机、椅子などがありますし、美容サロンならば施術用のベッドなどがあります。設備でいえば、壁紙を張り替えたり、エアコンを取り付けたりする必要があるかもしれません。
初期費用は物件の状態、レンタルスペースの用途でも変わります。
開業許可・営業許可
レンタルスペースの運営に特別な許可は原則必要ありませんが、賃貸物件でレンタルスペースを運営する場合は、物件を契約する時に不動産管理会社と交渉が必要になります。
レンタルスペースというと不特定多数の人が出入りするため、オーナーや近隣住民からの反応を危惧して何色を示されることもあります。事前に不動産管理会社が懸念に思うであろうこと、またその懸念を払拭する方法を回答できる準備しておくことをお薦めします。
レンタルスペースの運営方法
集客
もしも手数料をかけたくない場合は、自分でレンタルスペース専用のウェブサイトを作るとよいでしょう。
例えば、SMASSO Reserve（月額無料サービス）を使うと、自分のレンタルスペースの情報を登録するだけで簡単に予約サイトを作ることができます。さらにGoogle ビジネスを使いGoogleマップで”レンタルスペース”などのキーワードで検索された時に、マップ上にレンタルスペースの予約サイトを表示させる方法もあります。
自分で集客をすると、新規のお客様に見つけてもらうには苦労しますが、一度利用してくれたお客様にはSMASSO Reserveから個々のお客様専用の割引クーポンを発行することができ、リピート利用を促進することができます。
予約管理
予約管理はウェブ上の予約カレンダーを使いましょう。予約台帳のような紙で管理すると、誰かが常に予約の情報を書き留めたり、手動で予約可否を利用希望者に連絡するなど大変な労力がかかってしまいます。
代表的なレンタルスペースのポータルサイトを使うなら問題ありませんが、複数のポータルサイトを利用する場合は注意が必要です。それぞれの予約サイトの情報を独立して管理していると、ダブルブッキングしてしまう可能性があります。Google カレンダーなど、外部のカレンダーアプリケーションを利用している場合は、それぞれを連係して管理することも出来ます。
予め、利用しようとしているポータルサイト（予約受付サイト）が、他の予約サイトと予約情報を共有できるのか等を確認しておくと良いでしょう。
関連：面倒なスペース予約の管理にサヨウナラ！複数のサイトからの予約情報を一元管理する「SMASSO Reserve」
入退室管理
日々の運営で一番悩むのが鍵の受け渡し方法ではないでしょうか。管理人が常駐している大きなレンタルスペースなら問題になりませんが、個人が無人でレンタルスペースを運営する場合は、どのように利用者に鍵を渡すかが課題になります。
しかし、スマートロックを使えば鍵の受け渡しの問題はクリアできます（中にはスマートロックが取り付けできない物件もあります）。スマートロックを使えば、利用者ごとに解錠する暗証番号を変えることもできますし、物理的な鍵と違い複製・紛失・持ち去りといった危険も無くなります。
詳しくはこちらの記事「レンタルスペースの玄関向けスマートロックの選び方」をご覧ください。
また退室の促進も課題の１つです。会議やパーティーなど、ついつい夢中になってしまい退室が利用終了時刻ギリギリになってしまう利用者の方もおられます。予め規約で5分前退室を規定したり、レンタルスペースにも5分前退室の協力するよう掲示するという対策もあります。しかし、これらは退室時間を意識していない利用者にはあまり効果がありません。
そういった場合に、SMASSO（スペース無人管理機器）を使い、利用終了時刻が近づいたら音声で退室時刻をアナウンスすると効果的です。SMASSOはインターネットを介して、予約カレンダーの情報を自動で取得するため、運営者がアナウンス時刻を予約する手間もありません。予め、予約終了何分前になったらアナウンスを流すのかを１度設定しておくだけです。
レンタルスペースの運営・管理トラブルを防ぐために
騒音などの近隣トラブル
パーティースペースやダンススタジオをレンタルする場合に気をつけたいのが騒音。予め利用規約に「近隣に迷惑のかかる行為は禁止」や「苦情があった場合は予約終了時刻前でも退室していただく」など記載しておくと安心です。それでも現場にいない限りは、実際の騒音の度合いを把握することはできませんので、規約はあくまで抑止効果しか期待できません。
もしも騒音をリアルタイムで把握して警告をしたいのであれば、SMASSO（スペース無人管理機器）のように、騒音センサーで騒音レベルをはかり、一定の値を超えた段階で音声で注意喚起する方法もあります。これであれば、その場で注意できるため、後から近隣住民から苦情をもらってしまうことにもなりにくいでしょう。
備品や設備の破損・紛失
予め規約に破損や紛失があった時の責任範囲を明記するのはもちろんですが、レンタルスペースの設備としてセキュリティカメラを設置することも有効です。常にカメラの映像を監視する必要はありませんが、何かあった場合に追跡するために使います。１日に複数組が利用すると、トラブルが起きた後どの利用者が何をしたかがわかりません。そのためリアルタイムの状況を把握する手段があると万が一の時に安心ですね。
また無人で運営している場合は、利用者に運営者の存在を感じてもらう工夫も必要です。レンタルスペースに運営者がどんな思いでレンタルスペースを運営しているのかや、大切に使って欲しい、という意志を伝えるのも有効でしょう。誰しも、人の存在を感じると粗雑な扱いはしにくいですよね。
照明や冷暖房の消し忘れによる水道光熱費
レンタルスペースの賃料以外の代表的なランニングコストとしては水道光熱費があります。
水道はさほど頻繁に使われることはないのですが、空調や照明といった光熱費はレンタルスペースが利用されている時間帯は常にかかってきます。当然、光熱費を見込んだレンタル料金を設定しますが、利用者がうっかりエアコンや照明の電気を消し忘れてしまうケースをゼロにすることはできません。退室後に気づいても、わざわざ戻って電源を切りに戻る方は稀でしょう。利用者が電源の切り忘れないよう、退室時のチェックリストを用意したり、ドアの目につく所に注意喚起の表示したり工夫しましょう。
電源の切り忘れをゼロにするためには自動で電源を切るという方法もあります。SMASSO（スペース無人管理機器）をスマートホームのように、エアコンや照明と連動できるようにしておき、予約終了時間になるとSMASSOがエアコンや照明の電源をオフにしてくれます。利用者にとっても、電源を切る手間が省略されるのでより使いやすいスペースになりますね。
まとめ
さて、今回はレンタルスペースを始めた後の、運営段階でのコツ・ポイントをを紹介してきました。レンタルスペースの運営は、便利なサービスや機器を使えば、無人で手間をかけずにスペースを管理できます。便利なサービスや機器の詳細は文末のリンクも参照してみてくださいね。そして不明点があれば、お気軽にご相談ください。
これからレンタルスペースを始める方は、物件の見つけ方や、賃貸契約をするための交渉方法が気になるかと思いますので、それらはまた別の機会にご紹介したいと思います。
関連：レンタルスペースの無人管理機器「SMASSO」／レンタルスペースの予約受付WEBと予約管理サービス「SMASSO Reserve」 ／ SMASSO Reserve サイト例