コロナ禍で働き方が変わり、大企業を中心にテレワークが推進され、企業の経営者はオフィスを縮小したり、シェアオフィスを契約するなどの動きが見られます。しかし今までオフィスに出社するのが当たり前だった社員の方が、いきなりシェアオフィスを使うと言われても、どう使えばいいか分からないこともあるのではないでしょうか。
そこで今回はシェアオフィスの概要とおすすめ活用法を紹介します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは文字通り「共有オフィス」のこと。似たような言葉でレンタルオフィス、コワーキングスペース、サテライトオフィスなどと呼ばれることもありますが、これらの総称としてシェアオフィスが使われます。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは仕事をする上で必要な設備が一通り整っていて、会社毎に個室（専用オフィス）があり、一定期間継続的に借りて利用します。仕事をする執務スペースの他、他の入居者と共有の会議室や受付サービスなどが用意されていることもあります。初期投資を抑えながら、仕事ができるオフィスが欲しいスタートアップ企業や、本社とは別にサテライトオフィスとして使いたい方に向いています。
コワーキングスペース
コワーキングスペースはコワーキングという働き方のスタイルから派生しています。英語で書くと「CO-WORKING」となり、「CO＝共同」ですから、「Shere＝共有」とは趣が異なりますね。利用者の多くは、個人事業主や起業家が多く、デスクもフリーアドレスで時間貸しや月額利用もあります。コロナ以前は利用者同士の交流（共同）を促進するため、イベントが開催されたりするのも特徴的です。
サテライトオフィス
サテライトオフィスはは英語の「satellite（衛星）」に由来します。メインとなる本社とは別のところにあるオフィスですが、支社や支店のように毎日通う場所ではなく、外出先から本社に戻るには移動時間が勿体ない場合や、コロナ禍において通勤時間を短縮するために本社よりも自宅の近くで働ける場所として使われることが多いです。近距離の移動だけでなく地方へ出張した時に、（例えば）都度東京に戻ってくるのでなく関西エリアを数日間回るときに使えるよう、地方に設けられることもあります。
シェアオフィスの多い地域
2021年2月にザイマックス総研が公表した「フレキシブルオフィス市場調査2021」によると、「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「サービスオフィス」「サテライトオフィス」「コワーキングオフィス」等で称されるフレキシブルオフィスは、東京23区においては、拠点数・面積ともに年々増加し、近年その増加スピードは加速し続けているとあります。特に都心5区（千代田区、中央区、港区、新宿区、渋谷区）に集中しているようです。
大阪・名古屋・札幌など人口の多い地域には多くのシェアオフィスがあります。どの地方も県庁所在地や主要な市にはありますが、東京と比較すると件数は大幅に少ないです。
シェアオフィスのおすすめ活用法
個室とコワーキングエリアの使い分け
今やインターネットを使って仕事をするのは当たり前になりましたが、同時に情報セキュリティにも注意を払う必要があります。テレワークが推進されWi-Fiが使えるカフェも増え、利用者としてはありがたい反面、経営者としては情報漏洩リスクを懸念する声も聞こえてきます。顧客情報や機密情報のメールなどを、他人に見られたくない場合はシェアオフィスの利用がお薦めです。
一方、公開情報だけを扱ったり、短時間の作業をするならばコワーキングエリアは有効です。カフェほど周囲の人との距離も近くないのでパソコンの画面を覗き見されるリスクも減りますし、仕事に必要な機能（プリンターや電源、Wi-Fi）が揃っているので、外出先での移動の合間などに少しでも仕事を進めたい方には重宝されることでしょう。ドロップインのように飛び込みで短時間利用できるところもありますので、レンタルオフィスよりも気軽に使えます。
会議室は必要な時だけ借りる
大半のシェアオフィスは入居者共有の会議室や商談スペースがあり、短時間の来客ならそこで対応することができます。毎日会議室や商談スペースが必要ない場合、執務スペースは個室を常時契約し、会議室等を時間単位で有料で利用することができます。1時間あたりの料金で借りられるケースが多いです。
清掃不要・フリードリンクの付くシェアオフィスも
入居者共有のスペースは、レンタルオフィスの運営者が管理をしています。会議室や商談スペースの清掃や備品などの維持管理業務はレンタルオフィスの運営者に行ってもらい、自分達は本業に専念することができますし、お部屋を管理するスタッフを雇用する人件費もかかりません。
またウォーターサーバーやコーヒーなどリフレッシュに必要なドリンクコーナーを入居者向けに設置しているレンタルオフィスもあります。仕事の合間に毎回コンビニ買いに行くのは面倒ですし、何より仕事が中断されてしまうため、あらかじめドリンクコーナーがあるレンタルオフィスを選ぶのもお薦めです。
自社の物件をシェアオフィス化する
これまではシェアオフィスを使う側の視点で説明してきました。しかし、テレワークの推進などで出社する社員が減り、オフィススペースが余っているケースもありますよね。賃貸スペースを一部返上して賃料を最適化することもできますが、一部解約により解約金がかかってしまい簡単には返上できないこともありえます。
その場合に検討したいのが、レンタルオフィスとしてお客様に貸し出したり、取引先の方のサテライトオフィスとして開放するという選択肢。実際にある企業様は、地方に本社がある取引先の営業の方が東京に出張に来た際、気軽に立ち寄れる場所で無料で解放していました。これまでは自ら会いに行かなくてなりませんでしたが、取引先の方が自ら訪問して来てくれる仕組みで、その話を聞いた時は「なかなか戦略的だなぁ！」を思いました。
レンタルオフィスを運営するのは大変そうなイメージがあるかも知れませんが、時間貸のレンタルスペースと同様に運営するのであれば、スペースの無人管理機器「SMASSO」があれば利用の予約管理、会議室の施錠管理（スマートロックとの連携が必要）、エアコンや照明の制御なども機器に任せることができます。レンタルオフィスの管理者を設けるのが難しい場合はSMASSOのような機器を検討してみてください。
まとめ
レンタルオフィスやコワーキングスペースの使い方のイメージが湧いたでしょうか。
- レンタルオフィスは専用の執務スペース（個室）と入居者共有の会議室などがあり継続的に利用するもの。初期投資を抑えたいスタートアップ企業や小規模事業者の利用が多い。
- コワーキングスペースは共有の個人スペース（フリーアドレスが多い）があり、短時間利用したり、利用者同士が繋がる仕組みがあったりする。個人事業者やスポットでの利用者が多い。
もちろん上記の定義に当てはまり切らないオフィスやスペースも存在します。利用する際は、どんな機能やサービスが必要なのか、どの程度利用するのかなど、利用シーンを想定しながら選定あるいは併用するとよいでしょう。
また、レンタルオフィスやサテライトオフィスを提供する場合は、まずはレンタルスペースのような感じで初めてみるのがおすすめです。スペースの管理者を常駐させるのが難しい場合は、スペースの無人管理機器「SMASSO」を活用するという方法もあります。詳しくは以下のリンクを参照してください。
関連リンク：スペースの無人管理機器「SMASSO」