レンタルオフィス事業に興味があっても、どのように運営や管理をするのか知らなければ、立ち上げるのは不安なものです。ここではレンタルオフィスの概要、立ち上げから運営・管理までをお伝えします。
働き方の多様化で、レンタルオフィスの需要がますます増えている中、レンタルオフィス事業に関心のある方もいらっしゃるでしょう。そこで、レンタルオフィスを運営してみたいけれども、その方法がよくわからない…という方向けに、レンタルオフィスの特徴や運営・管理についてまとめました。
レンタルオフィスとは？コワーキングスペースとはどう違う？
はじめにレンタルオフィスがどのようなものか確認しておきましょう。最近よく耳にするコワーキングスペースとの違いについても説明します。
レンタルオフィスとは、オフィスとしての基本的な機能があらかじめ備わっている貸スペースのことで、月極や時間で貸し出す仕組みです。利用者（法人や個人）は、オフィス家具やインターネット接続などが用意された個室を借り、会議室などの共用スペースは、使用するときのみ予約して料金を支払います。
一方、コワーキングスペースは、オープンスペースを複数の利用者がシェアします。一般的に固定の席などはなく、その日空いている席に座るというフリーアドレス制です。レンタルオフィスとの大きな違いは、専有個室の有無と言っても良いでしょう。（レンタルオフィスとコワーキングスペースを併設している場合もあります。）
レンタルオフィスの運営側としては、ビルやテナントの空きスペースを有効に活用できる点が最大の魅力です。それではここから、レンタルオフィスの特徴について、より詳しく見ていきましょう。
レンタルオフィスは法人も個人も利用
レンタルオフィスは法人・個人どちらにも貸し出しますが、個室ということもあり、法人での利用が多めです。では、法人と個人、それぞれどのように利用しているのでしょうか。
レンタルオフィスを法人が利用する場合
レンタルオフィスは、法人としての起業初期に利用される場合が多くあります。というのもオフィスとしての機能が個室に標準装備されている上に、初期費用が抑えられるから。法人としてスタートしたばかりの重要な時期に、いろいろな面で使い勝手が良いのは助かりますね。もちろん、そうした起業したばかりの法人以外にも、経費見直しなどをきっかけにレンタルオフィスに移る既存の法人もあります。
どちらの場合も、仮に賃貸で物件を借りてオフィスとして利用すると、敷金礼金、オフィス家具やOA機器の準備、電話やインターネットの接続など、かなりの費用がかかります。物件探しから、オフィス立ち上げに必要な準備まで、時間と手間も相当必要になるでしょう。そのため、経費と時間両面で節約になる、レンタルオフィスという選択をする法人が多いのです。
レンタルオフィスを個人が利用する場合
法人ほど多くはないですが、個人がレンタルオフィスを利用することもあります。たとえ個人であっても、コワーキングオフィスなどのシェアスペースと違い、機密性が保たれるというメリットは大きいでしょう。個人事業主などが長期にわたってレンタルすることもあれば、出張の際に、個人が資料作成などのために短時間利用することもあります。
会議室など共用スペースがあることが多い
レンタルオフィスの多くは個室形式になっています。利用者は個室をオフィスとしてレンタルしますが、共用スペースとして、会議室やラウンジなどを併設しているところが数多くあります。会議の際や来客時だけ借りればよく、利用者側が管理する必要がない点は、レンタルオフィスのメリットといえるでしょう。
貸出は月極や時間単位で
レンタルオフィスを貸し出す場合、月極で利用料を支払ってもらうことがほとんどですが、出張時などに使用したい個人利用者には、時間貸しも可能です。会議室などの共用スペースは時間貸しがメインとなるでしょう。
レンタルオフィスの多い地域は東京・大阪をはじめとする大都市
現在、レンタルオフィスが最も多い地域は東京。東京はビジネスの中心地であり、起業する際のオフィスの場所としてよく選ばれます。また創業が地方でも、本社を東京に置くという法人もあります。なかでも、都心の渋谷や新宿などは特に人気のエリアです。 そのほか、神奈川県でも、日本有数のビジネス街を有する横浜にレンタルオフィスが増えてきているほか、大阪・名古屋・札幌・福岡などの地方都市でも見つけやすくなっています。
レンタルオフィス利用時の勘定科目は？
レンタルオフィスを借りた場合、その利用者が法人・個人事業主に関わらず、レンタル料は必要経費として計上できます。仕訳の際の勘定科目は、「賃借料」とするのが一般的。共有のインターネットサービスを利用していたり、OA機器を借りていたりする場合も同様です。完全個室を借りていて、一切のオプションサービスを利用しない場合、「地代家賃」を使うこともあります。
実際に仕訳をする際には、正確な勘定科目について専門家に確認をしましょう。
レンタルオフィスの運営・管理
ここまで、レンタルオフィスの特徴や仕組みについて見てきました。では実際にレンタルオフィスを立ち上げて運営・管理するにはどのようなことが必要でしょうか？ここからはレンタルオフィスの運営や管理について、重要なポイントについてまとめました。順番に確認しておきましょう。
建物や設備の維持管理
レンタルオフィスの運営を始める際、まず必要になるのは建物やスペース。ビルやテナントの空きスペースを利用する場合が多いようですが、もちろんそのままの状態ではレンタルオフィスとして機能しません。
レンタルオフィス立ち上げには、個室や、会議室など共有スペースの確保からはじまり、空調・照明の設置、インターネット・電話回線などの整備が必要です。運営開始後は、部屋の清掃、設備の点検などをこまめに行い、利用者の快適な仕事環境を維持することが大切になってきます。
備品・消耗品の管理
デスクやチェアなどのオフィス家具についても、レンタルオフィス運営側が管理をします。コピー機のようなOA機器は、定期的な点検や、故障した場合の対応なども責任を持って行いましょう。また消耗品の補充も重要です。会議目的で借りたのに、ホワイトボードマーカーなどの消耗品がなくて会議が円滑にできなかった、なんてことになるとお客様からのクレームにもなりかねません。
契約や予約の管理
レンタルオフィスの運営上、契約や予約の管理は最も重要なことのひとつです。個室をオフィスとして月極で貸し出している場合も、共用の会議室は時間貸しをしているケースがほとんどですが、この時間貸しの管理に苦労するレンタルオフィスは少なくありません。
たとえば、無断で会議室の利用時間を延長された場合、料金の回収ができない場合があります。その上ほかの人が利用したくても利用できず、売上の機会損失にもつながりかねません。かといって、不規則な会議室の利用状況に合わせ、そのためだけに人手を用意するのも経費や手間がかかってしまいます。
こうした共有スペース管理の問題の多くは、「SMASSO」のようなIoT端末を設置することで解決できるので、導入を検討するのも良いでしょう。
空調・照明の管理
レンタルオフィスに設けた共有スペースの空調や照明などの管理も、契約や予約の管理と同様に運営のポイントです。会議室の利用時間外に空調や照明がついたままで、コストがふくらんでしまうのも避けたいところですね。共有スペースの運用については、さまざまな面で効率的な対策を考える必要があるでしょう。
まとめ
レンタルオフィスは、働き方の多様化によって、ますます需要が高まっており、ビルやテナントの空きスペースを収益化するのに、適したビジネスと言えます。
ただしレンタルオフィスを運営するためには事前の準備や対策も必要です。ターゲットとしているお客様が必要とするスペース（個室の有無や備品・設備など）を用意し、オープン後はできる限り人手に頼らず効率的に運用する方法を検討しましょう。
そこでおすすめしたいのが、レンタルスペース向けの無人化ソリューション「SMASSO」。SMASSOを設置することで、予約の管理ができるのはもちろん、表示や音声によって利用者にスムーズな入退室を促せます。また、利用時間外には、空調や照明の制御機能がはたらくので、消し忘れによるコストの増大を防ぐことも可能になります。
これからレンタルオフィスを立ち上げる場合はもちろん、すでにレンタルオフィスの事業をはじめている場合も、SMASSOを導入することで、効率的・効果的な運営が実現できるでしょう。
